BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях

Програма “BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” призначена для автоматизації управління і обліку на підприємстві житлово-комунальної сфери будь-якої організаційної форми. Дозволяє організувати єдину інформаційну систему для управління різними аспектами його діяльності.

Програма “BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” – це прикладне рішення, яке охоплює основні завдання управління та обліку на підприємстві житлово-комунальної сфери будь-якої організаційної форми. Дозволяє організувати єдину інформаційну систему для управління різними аспектами його діяльності.

Система призначена для ведення тільки управлінського обліку. Для ведення бухгалтерського і податкового обліку рекомендується придбати програму “BAS Бухгалтерія”. Для спільного використання з цією програмою в прикладному рішенні реалізований обмін даними на рівні документів, які вивантажуються.

Для підприємств, що складаються з декількох організацій, передбачена можливість ведення управлінського обліку за кожною з них.

Управлінський облік ведеться за даними, зафіксованими в документах. Факт здійснення операцій вводиться один раз і отримує надалі відображення в різних розділах управлінського обліку з формуванням необхідної звітності.

Система має можливість реєстрації та формування первинних документів господарської діяльності підприємства: фінансових, складських тощо. Електронні аналоги паперових документів дозволяють в зрозумілій формі реєструвати господарські операції в системі.

Аналітичні звіти, наявні в прикладному рішенні, дозволяють користувачам отримувати інформацію за всіма розрізами обліку.

Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації і критерії відбору даних в звітах відповідно до специфіки завдань, що вирішуються, а також формувати власні варіанти налаштування звітів.

Програма має такі основні функціональні можливості:

Швидкий початок роботи

Для швидкого початку роботи з прикладним рішенням призначена спеціальна обробка, яка складається з десяти розділів. Номери підрозділів визначають послідовність роботи з ними: завершивши роботу в першому розділі, слід переходити до другого тощо.

Обробка містить такі розділи:

  • Параметри обліку
  • Інформація про організацію
  • Будівлі
  • Об’єкти особових рахунків
  • Послуги
  • Пільги
  • Тарифи
  • Список фізичних осіб
  • Особові рахунки
  • Введення початкових залишків

Особові рахунки

“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” забезпечує підтримку будь-яких операцій, пов’язаних з особовими рахунками.

Особовий рахунок в прикладному рішенні – це зведення даних, що містить інформацію, що необхідна для розрахунку вартості ЖКП, які надаються власникам особового рахунку керуючої організацією.

Для кожного особового рахунку встановлюються такі характеристики:

  • Об’єкт особового рахунку: квартира, частина квартири, офіс, паркінг тощо
  • Характеристики об’єкту особового рахунку: загальна, додаткова, житлова, опалювана площа
  • Відповідальний власник: особа, на яку оформлений особовий рахунок
  • Кількість осіб, які мешкають і які є зареєстровані, на території об’єкту особового рахунку
  • Список послуг, що надаються керуючою організацією, власникові особового рахунку (і членам його сім’ї)
  • Спосіб визначення об’єму споживання для кожної послуги: за нормами або за приладами обліку
  • Паспортний стіл з уточнюючою інформацією за кожним споживачем послуг, з часткою власності та за ступенем спорідненості
  • Прилади обліку для визначення об’ємів споживання послуг
  • Уточнювальна інформація для визначення об’ємів споживання послуг з норм
  • Тарифи на послуги, що надаються
  • Пільги, що надаються відповідальному власникові особового рахунку і членам його сім’ї
  • Субсидії, що надаються власникові особового рахунку і членам його сім’ї
  • Регіональні субсидії, що надаються власникові особового рахунку і членам його сім’ї

Прилади обліку

“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” забезпечує підтримку наступних операцій, пов’язаних з приладами обліку:

  • Ведення списку приладів обліку
  • Реєстрація технічних характеристик приладів обліку
  • Закріплення приладів за особовими рахунками із вказанням початкових значень
  • Відключення приладів обліку
  • Щомісячна реєстрація показань приладів обліку
  • Реєстрація демонтажу приладів для перевірки
  • Реєстрація монтажу приладів після перевірки

Нарахування та взаєморозрахунки

В цьому розділі проводиться розрахунок і коригування вартості ЖКП, наданих споживачам впродовж місяця, виписка квитанцій на оплату цих послуг, облік отримання грошових коштів за надані послуги і аналіз стану взаєморозрахунків із споживачами послуг, постачальниками і фондами.

У розділі здійснюються такі операції:

  • щомісячні нарахування за особовими рахунками
  • перерахунок за особовими рахунками за попередні місяці
  • виконання разових нарахувань за особовими рахунками
  • виконання розподілу додаткових нарахувань
  • нарахування пені за особовими рахунками

У розділі також можна реєструвати рух грошових коштів:

  • надходження безготівкових грошових коштів від відповідальних власників особових рахунків і фондів
  • оплату готівковими грошовими коштами постачальникам
  • надходження готівкових грошових коштів від відповідальних власників особових рахунків

Запаси

“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” автоматизує такі бізнес-процеси із запасами:

  • кількісний облік запасів на різних складах підприємства
  • купівля послуг ЖКГ у постачальників
  • купівля інших послуг у постачальників

Під запасами мається на увазі витратні матеріали, запасні частини і інструменти, які використовуються при усуненні несправностей на технічному обладнанні споживачів послуг і при проведенні планових ремонтів житлових комплексів.

Аварійно-диспетчерська служба

“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” забезпечує облік взаємодії між споживачами послуг і керуючою організацією:

  • Проведення планових ремонтів об’єктів житлового і нежитлового фонду
  • Усунення аварійних ситуацій на технічному обладнанні споживачів

Передбачені можливості щодо виконання ремонтних робіт та усунення несправностей за конкретним особовим рахунком або за будівлею в цілому.

У розділі Аварійно-диспетчерська служба виконується:

  • Реєстрація заявки споживача послуг
  • Уточнення потреб заявника
  • Визначення фахівців, які виконуватимуть роботи
  • Узгодження з фахівцями потреби в запасах, необхідних для виконання робіт
  • Визначення наявності потрібних запасів і звернення до служби постачання із заявою про необхідність їх закупівлі
  • Постановка завдання виконавцям на виконання робіт
  • Реєстрація підтвердження виконавця про виконану роботу і використані запаси
  • Реєстрація підтвердження від заявника інформації: про використані матеріали, про час, витрачений фахівцями, а також його оцінка якості виконаних робіт
  • Оформлення документів для служби нарахувань і взаєморозрахунків, що відображають вартість виконаних робіт і витрачених матеріалів у відпускних цінах
  • Аналіз стану заявок

Паспортний стіл

Розділ призначений для створення робочого середовища фахівця, що виконує функції працівника паспортного столу.

Розділ є автономним: інформація, що накопичується в розділі, ніяк не використовується в інших розділах обліку.

У програмі автоматизовані наступні операції:

  • Ведення списку фізичних осіб, що потребують реєстрації
  • Первинна реєстрація відповідального власника особового рахунку. Оформлення і друк облікової форми А1 відповідального власника особового рахунку
  • Первинна реєстрація членів сім’ї власника особового рахунку. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку
  • Внесення даних про зміни форми А1. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку
  • Зняття з реєстрації фізичних осіб. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку

Голосування споживачів послуг

В “BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” автоматизована підготовка і проведення загальних зборів власників, підрахунок результатів голосувань, зберігання історії зборів і голосувань.

Процес організації зборів голосування складається з наступних етапів:

  • Визначення правил, за умови дотримання яких, результати голосування набувають законної сили
  • Підготовка до проведення голосування
  • Реєстрація факту проведення зборів
  • Аналіз результатів голосування

У системі підготовка до проведення голосування полягає у формуванні списку питань, що виносяться на голосування. Питання, що виноситься на голосування, може бути організаційним і не мати матеріальної вартості. Для кожного питання, окрім найменування, призначається його розширений опис, який може включати будь-яку інформацію, наприклад, термін виконання, склад платників, терміни оплати, вартість тощо.

Результатом підготовки до проведення зборів є:

  • Друкована форма оголошення, причому з кожного питання, виноситься на голосування, створюється окрема форма. У формі вказується питання, час і місце голосування, склад учасників
  • Друкована форма протоколу голосування, в який заноситься інформація про результати поіменного голосування
  • Друкована форма іменного бюлетеня для голосування

Управління взаємодіями

“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” надає набір функцій для управління взаємодіями.

У розділі розміщені основні налаштування для таких інструментів:

  • Telegram бот
  • Сайт ЖКГ
  • SMS повідомлення

Налаштування Telegram бота виконується в декілька етапів:

  • Налаштування зв’язку з Telegram
  • Створення нового користувача
  • Управління користувачами Telegram
  • Налагодження клавіатур Telegram

Telegram бот використовується для зв’язку з відповідальними власниками особових рахунків. Відповідальні власники матимуть змогу переглядати інформації по заборгованості, показань приладів обліку та отримувані повідомлень по внесенню оплати по особовим рахункам.

Налаштування та адміністрування

“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” надає набір сервісних функцій, пов’язаних з роботою програмного продукту.

У розділі встановлюються основні налаштування системи.

Крім того, в розділі підтримується:

  • Реєстрація користувачів, призначення їм ролей і прав
  • Аналіз роботи користувачів з використанням журналу реєстрації
  • Перегляд списку активних користувачів
  • Обмін даними
  • Повнотекстовий пошук об’єктів
  • Видалення помічених об’єктів
  • Встановлення дат заборони зміни даних
  • Резервне копіювання інформаційної бази
  • Оновлення програми
  • Відновлення інформаційної бази